I dette kapitlet beskrives tre norske bedrifters bruk av EDI i forbindelse med transport av gods.
Dette kapittelet bygger ikke direkte på andre kapitler, men resultater fra dette kapittelet vil jeg bruke videre i oppgaven.
Da jeg valgte undersøkelsesbedrift var det et viktig kriterium at bedriften hadde erfaring med bruk av EDI. Det var også ønskelig at bedriften hadde erfaring med utveksling av EDI-meldinger til andre bransjer, da jeg var interessert i å se på hvordan en slik bedrift håndterte både store og små EDI-aktører. Jeg valgte å utføre mine undersøkelser i Tollpost-Globe AS fordi de er en av de største transportørene av lettgods i Norge, og de har erfaring med bruk av EDI. For å få forståelse av den interorganisatoriske delen av systemet har jeg også undersøkt en liten og en stor kunde av Tollpost-Globe. Jeg valgte Staubo Elektro-maskin som småkunde fordi de nylig har blitt EDI-aktør overfor Tollpost-Globe. Forlagssentralen ans. ble valgt som storkunde fordi de er en av Tollpost-Globes største og mest erfarne EDI-kunder.
Transport er en spesielt interessant tjeneste fordi de fleste typer handel har behov for å få fraktet varene fra selger til kjøper. Transport vil derfor være en del av de fleste scenarier som beskriver en verdikjede for materielle varer. Tollpost-Globe AS benytter EDI i utstrakt grad i forbindelse med sitt transportlogistikksystem. I dette kapitlet ser jeg på hvordan løsningene fungerer i praksis både hos Tollpost-Globe og hos to av kundene.
Som kilder for dette kapittelet har jeg intervjuer av ansatte. Av andre kilder jeg har brukt er årsrapporter og annen skriftlig informasjon fra bedriftene som jeg har fått i forbindelse med intervjuene.
Jeg vil benytte understående notasjon for å illustrere informasjonsflyt hos de undersøkte bedriftene. Notasjonen er hentet fra OOram metodikken som jeg vil beskrive ytterligere senere.
Et eksempel på bruk av notasjonen i et eksempel som illustrerer informasjonsflyt når en kjøper bestiller varer fra en selger vil være som følger:
Tollpost-Globe AS er en av de dominerende utøverne innen transport og spedisjon av stykkgods, både innenlands og til og fra Norge. Selskapet har gjennom sine 34 avdelinger et landsdekkende distribusjonsnett.
Tollpost-Globes forretningsidé er å være næringslivets logistikkpartner. Vi tilbyr effektive transportløsniger. Derfor arbeider vi kontinuerlig med å ligge i forkant når det gjelder klart definerte transportløsninger med høy kvalitet.
Eierstruktur og nøkkeltall
Tollpost Globe Holding AS eier samtlige aksjer i Tollpost-Globe AS. Danske Dan Transport Holding a/s eier 53% av aksjene i Tollpost Globe Holding AS, resten av aksjene eies av brødrene Kristian og Roar Stokke. Dan Transport Holding a/s har også eierinteresser i Frakterna AB (Sverige). Tidligere samarbeidspartner Houlintakeskus OY (Finland) ble kjøpt opp, så nå har Tollpost-Globe etablert et eget selskap i Finland hovedsakelig bemannet med personer fra Houlintakeskus OY. Disse selskapene sammen med Tollpost-Globe dekker transporttjenester i Norden. I tillegg har Dan Transport Holding a/s en allianseavtale med Nedlloyd Road Cargo (Nederland) som dekker transporttjenester i Europa gjennom sine datterselskaper. Tollpost-Globe omsatte i 1994 for 906 millioner mot 829 millioner i 1993. Informasjon om eierstruktur og nøkkeltall er hentet fra årsberetning og regnskap for 1994.
Tollpost-Globe AS startet med utvikling av sin EDI-løsning i 1989. Målet var at 70% av alle transportoppdrag skulle komme inn via EDI, per idag har de realisert 65%. De første årene var det få kunder som benyttet EDI og volumet var lite. I dag har de over 300 kunder som benytter EDI og håndterer ca 14000 meldinger hver dag.
Kundene som benytter EDI mot Tollpost-Globe har bilaterale avtaler knyttet til bruk av EDI, og avtale om henting av varer til bestemte tidspunkt. Kundene bestiller derfor ikke transport, men i forbindelse med henting av varene sendes en EDI-melding kalt transportinstruksjon fra avsender av varen til Tollpost-Globe. Denne meldingen beskriver hva som skal transporteres til hvem, samt informasjon om antall kolli, vekt m.m. Mottaker av varen vil motta varen og en leveranseoversikt på papir som beskriver antall kolli, kollienes vekt m.m.
Tollpost-Globe har vært gjennom store endringer i forbindelse med overgangen til dagens teknologibaserte logistikksystem. Sorteringsfunksjonen i Tollpost-Globes logistikksystem i Oslo ble i 1992 flyttet til det høyteknologiske nybygget på Alnabru i Oslo.
Det enkelte kolli merkes nå med strekkoder, i motsetning til tidligere da det enkelte kolli ble merket med destinasjon og oppdragsidentifikasjon. Strekkodene inneholder identifikasjon av kolliet og destinasjonspostnummer, og merkingen gjøres tidlig i behandlingsprosessen. EDI-meldingene inneholder blant annet de samme kodene som står på strekkodeetiketten. Tollpost-Globe tildeler kundene en nummerserie som skal benyttes for identifisering av de kolli kunden sender med Tollpost-Globe. Det at alle kolli har en identifikator gjør det mulig å håndtere godset automatisk på senere ledd i logistikk-kjeden. Kombinasjonen strekkodemerking og EDI blir til sammen et kraftig verktøy som gjør det mulig å automatisere det meste av godssorteringen.
Godsforflytting
Forflytting av gods skjer ved bruk av bil og tog. Vanligvis vil Tollpost-Globe hente gods hos avsender på et avtalt tidspunkt hver dag. Godset fraktes til den Tollpost-Globe terminalen som er nærmest avsender (avsenderterminal) med bil, og går derfra videre med NSB som containertransport til mottakerterminalen hos Tollpost-Globe. Fra mottakerterminalen blir godset kjørt ut til mottaker med bil.
Figur 7
Figur 7 viser godsflyt mellom avsender og mottaker av varer, utført av Tollpost-Globe.
Når avsender og mottakerterminal er samme lokalisasjon bortfaller containertransporten. Eksempel: Når gods skal fraktes innen Oslo hvor Tollpost-Globe kun har en terminal, benyttes det biltransport inn til Alnabru-terminalen hvor godset blir sortert. Deretter blir godset fraktet ut til mottaker med bil.
Sorteringsterminalen på Alnabru
Tollpost-Globe hadde tidligere en utendørs sorteringsterminal hvor alle kolli ble sortert manuelt. Den nye terminalen er innendørs og i stor grad automatisert. Personalet har fått opplæring i hvordan den nye terminalen fungerer, men det er en stor overgang fra å være sjauer av gods til i stor grad å overvåke et automatisk sorteringsanlegg. Selv om arbeidet nå er lettere og foregår innendørs har personalet større sykefravær nå enn de hadde da arbeidet var tyngre og foregikk utendørs i all slags vær. Sorteringsterminalen mottar EDI-meldinger som inneholder de identifikatorene som står på strekkoden på hvert kolli. Automatiske lesere i sorteringsanlegget identifiserer det enkelte kolli. Kolliet blir veid, målt og sortert til riktig mottakerenhet. Sorteringsterminalen er kjernen i Tollpost-Globes logistikksystem. Terminalen ble bygget samtidig med at EDI-systemene og strekkoder ble tatt i bruk. Kapasiteten i sorteringsterminalen er på fem tusen kolli i timen.
Formidling av EDI-meldinger
EDI-meldinger som går mellom Tollpost-Globe og kundene går via en egen formidlingssentral (elektronisk postkontor). Kundene bruker vanligvis modem for å koble seg opp mot formidlingssentralen. Alle avdelingskontorene er knyttet opp mot Tollpost-Globes X.25 baserte nettverk, hvor de kan få direkte tilgang til en godsdatabase.
Innhenting av informasjon ved hjelp av håndterminal
Håndterminalen er en bærebar datamaskin med strekkodeleser og printer. Den har også kommunikasjonsmulighet mot Tollpost-Globes godsdatabase. Håndterminalen brukes av sjåførene og kan ta imot EDITOD-meldinger (EDITOD er Tollpost-Globe proprietære EDI-format) via modem, eller overføring av filer fra/til en vanlig PC. Håndterminalen kan skrive ut strekkodeetiketter til gods og godslister som er en oversikt over en forsendelse. Godsliste brukes som kvittering for et transportoppdrag. Grunnen til at Tollpost-Globe benytter et proprietært format, EDITOD, i deler av sin logistikkløsning er at format ble definert før EDIFACT-meldingstypen for transportinstruksjon var ferdig utviklet.
Kontrollpunkter
Tollpost-Globe har i dagens logistikksystem flere kontrollpunkter fra en vare blir hentet hos avsender til den blir levert hos mottaker. For at sorteringen av gods skal gå automatisk, er det viktig at EDI-meldingene er tilgjengelig for neste kontrollpunkt før godset ankommer.
Logistikksystemet er bygd opp med sju kontrollpunkter, og Tollpost-Globe skal til enhver tid vite hvor et kolli befinner seg i forhold til disse kontrollpunktene. Kontroll utføres i forbindelse med følgende oppgaver:
Informasjonen fra de forskjellige kontrollpunktene samles i godsdatabasen for korrelering med transportinstruksjonen.
Gruppering av kundenes EDI-løsninger
Generelt vil kundenes EDI-system bestå av et datasystem som kan levere fra seg meldinger på et flatfilformat, en konverterer som kan konvertere flatfilformatet til EDIFACT/ EDITOD og et kommunikasjons program som kan utveksle meldingene med Tollpost-Globes formidlingssentral. Følgende kategorier EDI-systemer finnes hos Tollpost-Globes kunder:
Informasjonsflyten knyttet til et transportoppdrag starter med at avsender av et vareparti sender en transportinstruksjon til Tollpost-Globe. På avsenderterminalen blir transportinstruksjonen kontrollert. Sjåføren som henter varer hos en avsender leser strekkodene på kolliene med håndterminalen. Denne informasjonen blir på et seinere tidspunkt overført til godsdatabasen. Avsender får en godsliste av sjåføren som bekreftelse på at varepartiet er hentet. Sjåføren som kjører varen fra mottakerterminal til mottaker får informasjon om varepartiet inn i sin håndterminal, og kjører ut varen. Han leverer fra seg varene og en leveranseoversikt. Mottaker signerer på en kvitteringsliste for at varene er mottatt. Fakturaene som økonomiavdelingen har ansvaret for baserer seg på data fra godsdatabasen. Faktureringsinformasjon sendes til et faktureringsfirma som står for faktureringen. Økonomiavdelingen sender selv ut EDI-fakturaer. Fakturaene sendes til avsender eller mottaker av varepartiet, avhengig av hvem som skal betale.
Figur 8
Figur 8 viser godsrelatert informasjonsflyt hos Tollpost-Globe.
Tegn og tekstforklaring til Figur 8: Kursiv piltekst angir elektronisk overføring. Vanlig piltekst betyr papirflyt. Sirkler angir organisasjonsenheter internt i Tollpost-Globe, buer angir grensen mellom Tollpost-Globe og andre aktører. HT står for Håndterminal
Figur 8 viser en noe forenklet informasjonsflyt mellom avsender, mottaker og Tollpost-Globe. Som skissen viser er fakturering satt ut til eget firma. Skissen er ment å skissere flyt for de avsendere som sender inn elektroniske transportinstruksjoner og ikke for avsendere som benytter papirbaserte transportinstruksjoner.
Sjåførene
Sjåførene frakter gods med trailere mellom kunder og nærmeste Tollpost-Globe avdeling, og eventuelt til og fra NSB terminaler. I forbindelse med overgang til ny teknologi hadde Tollpost-Globe en omfattende opplæring i bruk av håndterminalen for 450 sjåfører. Sjåførene har i hovedsak kjørekontrakt med Tollpost-Globe og er ikke fast ansatt. Ved å innføre håndterminalen utfører sjåførene flere av kontrollpunktene som er helt sentrale for at logistikksystemet til Tollpost-Globe skal fungere best mulig.
Registreringsavdelingen
Kontroll av de innkomne elektroniske transportinstruksjonene foregår ved mottakerterminalene. Mottakerterminalen på Alnabru har en egen registreringsavdeling som utfører kontrollen. Registreringsavdelingen har sorteringsterminalen som sin mottakerterminal, og er derfor den største enheten som utfører denne type kontroll. Tidligere kom alle transportoppdrag inn på egne skjemaer og ble registrert i et datasystem. Denne punche- og kontrollfunksjonen ble utført av registreringsavdelingen. I dag kommer 65% av transportinstruksjonene inn ved hjelp av EDI, og punchejobben er derfor vesentlig redusert. I tillegg er deler av kontrollfunksjonen automatisert. Registreringsavdelingen mener de har fått mer kontakt med andre avdelinger internt etter at håndtering av rutineoppgaver er blitt en del av systemene. Automatiseringen har ført til at interne enheter i større grad er avhengige av hverandres resultater og fremdrift. I tillegg til oppfølging av selve fraktoppdraget har avdelingen fått ansvar for å følge opp kundenes bruk av EDI-løsninger. Registeringsavdelingen er den enheten hos Tollpost-Globe som er ansvarlig for bruk og forståelse av EDI-løsningene ute hos kundene. Med dagens ansvarsfordeling er registreringsavdelingen nødt til å ha oversikt over hele logistikkjeden siden EDI brukes i hele kjeden. Denne oversikten var ikke nødvendig før.
EDI-avdelingen
EDI-avdelingen er teknisk ansvarlig overfor kundene når det gjelder Tollpost-Globes EDI og strekkodeløsninger. Når nye kunder skal ta i bruk EDI mot Tollpost-Globe er det EDI-avdelingen som er ute hos kunden. Der gjennomfører de opplæring og setter opp EDI-løsningen. Etter dette overtar registreringsavdelingen ansvaret for kunden.
Økonomiavdelingen
Økonomiavdelingen har bl.a. ansvaret for at fakturering skjer på riktig måte. Fakturering via EDI skjer hos økonomiavdelingen. Papirbasert fakturering er satt ut til et eksternt firma.
Ledelsen
Administrerende direktør i Tollpost-Globe AS, Kristian Stokke forsvarer den store satsningen på automatisert sortering av gods med at den teknologiske utviklingen ville komme uansett om Tollpost-Globe var pådriver eller ei. For å beholde dagens markedsandel, er det viktig å være tidlig ute og få et teknologisk og kvalitetsmessig forsprang på konkurrentene. Oppbyggingen av sorteringsterminalen viser denne satsningen i praksis. Bedriften er nå i gang med forberedelser for å blir ISO 9001 sertifisert, som et ledd i videre å kunne øke kvaliteten på leveransene. Kombinasjonen av EDI og strekkodemerking av gods gir et god redskap for å høyne kvalitet i transportleveransene. Kristian Stokke sitter som styreformann i Norsk EDIPRO, noe som ytterligere viser at han er engasjert i IT utviklingen.
Ledelsen i Tollpost-Globe er skeptisk til å ta i bruk en standard implementasjonsguide for den norske transportbransjen i EDI-løsningene de leverer til kundene. En slik åpenhet vil kunne bety at Tollpost-Globe leverer EDI-løsninger og følger opp brukere av EDI-løsninger basert på en standard implementasjonsguide, mens EDI-løsningene brukes til å håndtere transportoppdrag hos Tollpost-Globes konkurrenter. En slik arbeidsfordeling er ikke ønskelig. Fordelene ved den kundebindingen de har oppnådd ved egen implementasjonsguide vil også kunne forsvinne. Det finnes idag en Norsk implementasjonsguide som dekker det informasjonsbehov Tollpost-Globe har, og det finnes også en implementasjonsguide for transport innen Skandinavia. Ved å ta i bruk disse ville Tollpost-Globe åpnet sitt system vesentlig, men per idag ser det ikke ut til at det vil bli gjort.
Aventura har utviklet har utviklet en EDI-løsning som bruker EDIFACT. Denne kan brukes mot Tollpost-Globe og andre transportører, men går kun på IBM AS400 plattform. For små og mellomstore bedrifter vil hyllevareprodukter for PC ofte være det mest interessante, og der finnes kun Tollpost-Globes egne produkter. Disse produktene benytter den proprietære implementasjonsguiden til Tollpost-Globe.
Kundemassen til Tollpost-Globe har i forskjellige grad tatt i bruk EDI-løsninger. 35% av transportinstruksjonene er fremdeles papirbasert. Det ser ut til å være en tendens til at jo mer transportbehov en virksomhet har, jo større er motivasjonen for å ta i bruk EDI. Kunder som ikke har fast henting må bestille transport i tillegg til å utveksle informasjon om hva som skal transporteres. I slike tilfeller benyttes fremdeles papirbaserte fraktbrev. Den gjenstående andelen kunder er i hovedsak virksomheter med lavt transportvolum.
Tidligere utførte registreringsavdelingen en kvalitetskontroll av innholdet i forbindelse med punching av data. En del av dataregistreringen skjer nå ute hos kundene i datasystemer som Tollpost-Globe ikke kan pålegge sin applikasjonslogikk og kvalitetskontroll. Registreringsavdelingen kontrollerer de innkomne meldingene via skjerm før de effektueres. Spesielt i forbindelse med ferieavvikling opplever de at det skjer en forringelse av datakvalitet. Tollpost-Globe mener dette skjer fordi utvekslingene i disse periodene ofte blir utført av vikarer. Utvekslingen av transportinstruksjonene er ofte det siste som gjøres før en går hjem for dagen. Når meldingen kommer frem til Tollpost-Globe og det viser seg at den inneholder feil som må rettes opp, eventuelt avklares med den som har bestilt oppdraget, er vedkommende gått for dagen og Tollpost-Globe kan ikke effektuere oppdraget før neste dag. Ved papirbasert informasjonsutveksling var tidsfaktoren mindre i fokus. Om datakvaliteten har endret seg i forhold til tidligere er man ikke sikre på. Feil i data kan med dagens systemer gi større konsekvenser enn tidligere, ved for eksempel at et transportoppdrag gjerne må vente en dag før det kan effektueres. Det kan i praksis bety en dobling av tiden som forbrukes til transport. Følgende eksempler på feil i data har forekommet:
Et resultat av å flytte registreringsfunksjonen ut til kundene er mindre forståelse for hvordan data skal brukes, og hvilke konsekvenser eventuelle feil i data medfører. Tollpost-Globes logistikksystem benytter EDI-meldinger som informasjonskilde for å bl.a. sortere gods. En kunde kan ikke forventes å ha detaljkunnskap om hvordan informasjonen han sender fra seg blir brukt hos Tollpost-Globe. Registreringsavdelingen som tidligere registrerte transportinstruksjoner satt nærmere der informasjonen ble benyttet, og hadde derfor bedre mulighet for forståelse for hva dataene skulle brukes til.
Staubo Elektro-maskin er et import- og salgsfirma, som i 1995 omsatte for 36 millioner kroner. Bedriften har per idag 16 ansatte. Varesortimentet spenner fra batterier, elektroverktøy, EX materiell (eksplosive) og elektroniske komponenter. De har noe egen produksjon av truckbatterier. Staubo Elektro-maskin er et familie-aksjeselskap som har vært lenge i bransjen.
Staubo Elektro-maskin er en bedrift som har behov for å få fraktet varene de selger ut til kjøper. Bedriften benytter en transportør til å utføre denne tjenesten for seg. De forskjellige transportører som er aktuelle er Tollpost-Globe, NorCargo og Linjegods. De har forskjellige rutiner, skjemaer og hentetidspunkt av varer. Det er derfor hensiktsmessig for Staubo Elektro-maskin å forholde seg til en hovedtransportør.
Siden høsten 1992 har Staubo Elektro-maskin hatt avtale med Tollpost-Globe som transportør for utgående kolli. Frem til EDI-systemet ble tatt i bruk desember 1995, foregikk informasjonsutveksling ved hjelp av telefon, faks og brev. Nå henter Tollpost-Globe varer hos Staubo Elektro-maskin på fast tidspunkt hver virkedag. Det er ønskelig for Staubo Elektro-maskin at varene blir hentet senest mulig på dagen for å få med alle dagens utgående kolli. I følge Staubo Elektro-maskin fungerer løsningen med Tollpost godt, og de oppfatter Tollpost-Globe som konkurransedyktig både på pris og kvalitet.
Overgang til EDI var et ønske både fra lageret og ledelsen i Staubo Elektro-maskin og Tollpost-Globe. Ved oppstart av bruk av EDI holdt Staubo Elektro-maskin PC, og Tollpost-Globe ordnet nødvendig programvare, installasjon og opplæring. Tollpost-Globe og Staubo Elektro-maskin har undertegnet en standardavtale som Tollpost-Globe har utarbeidet til bruk overfor sine EDI-kunder.
Da EDI-løsningen ble tatt i bruk desember 1995, måtte Staubo Elektro-maskin kopiere kundene fra sitt Nixdorf system til PC-EDI-løsningen fra Tollpost-Globe. Denne kopieringen ble gjort ved at data om kundene ble punchet inn i PC-EDI-løsningen av en av de ansatte ved Staubo Elektro-maskin. Eksport av data fra Nixdorf-systemet, konvertering og innlasting av kundedata i PC-EDI-løsningen ble forsøkt, men gikk dessverre ikke.
Opplæring i bruk av PC-EDI-løsningen ble foretatt ved at Tollpost-Globe sendte en av sine ansatte ut til Staubo Elektro-maskin. For å få Staubo Elektro-maskin i drift med PC-EDI-løsningen har Tollpost-Globe investert ca. 8-10 timer arbeidsinnsats. Staubo Elektro-maskin har så langt gode erfaringer med EDI. De har like god kontroll som før over utgående varer, i tillegg er det lettere å spore en vare.
Når en selger hos Staubo Elektro-maskin har inngått en avtale om leveranse sender selgeren et ordregrunnlag til ordrekontoret hos Staubo Elektro-maskin. Ordrekontoret sender en pakkseddel til lageret. Selgeren sender en ordrebekreftelse til kjøper. Lageret hos Staubo Elektro-maskin finner varene, pakker dem og de merkes med strekkoder. Strekkodene skrives ut ved hjelp av Tollpost-Globes PC-EDI-løsning. Når sjåføren fra Tollpost-Globe kommer for å hente varer får han en godsliste. Han leser av strekkodene som finnes på alle kolli. Deretter skrives en kvittering som bekreftelse på at varene er hentet. Lagerpersonalet hos Staubo Elektro-maskin sender ved hjelp av PC-EDI-løsningen en EDI-melding til Tollpost-Globes formidlingssentral. Mottakeravdeling for Staubo Elektro-maskin er sorteringsterminalen på Alnabru. Videre vil det mellom kunde og Staubo Elektro-maskin bli utvekslet faktura og betalingsoppgjør for varene. I noen tilfelle vil mottaker av varene fra Staubo Elektro-maskin ha bedre betingelser hos Tollpost-Globe enn Staubo Elektro-maskin. I slike tilfeller vil ikke Staubo Elektro-maskin fakturere kunden for frakt, men kunden belastes for frakt direkte fra Tollpost-Globe.
Figur 9
Figur 9 viser både informasjon og godsflyt mellom Staubo Elektro-maskin, kunden og Tollpost-Globe. Kursiv piltekst angir elektronisk overføring. Vanlig piltekst betyr papirflyt., buer angir grensen mellom Staubo Elektro-maskin og andre aktører. HT står for Håndterminal.
Tollpost PC-EDI-løsning
På lageret hos Staubo Elektro-maskin står det en PC med programvare fra Tollpost-Globe. Denne kan ved hjelp av modem sende EDI-meldinger til Tollpost-Globes sin formidlingssentral. PC’en har også en strekkode skriver, som skriver ut strekkodeetiketter. Disse settes på de kolli som skal fraktes av Tollpost-Globe fra Staubo Elektro-maskin til Staubo Elektro-maskins kunde.
PC-nett, PC’er og programmer
Staubo Elektro-maskin har en del av PC’ene i et lokalt nettverk. Her har de blant annet vanlige tekstbehandlingssystemer og andre kontorstøtteapplikasjoner. På PC-nettet har de også en kundeoppfølgingsbase. I tillegg har de en del enkeltstående PC’er som har vanlig kontorstøtteapplikasjoner.
Nixdorf systemet
Staubo startet med et ordre-varebehandlingssystem fra Nixdorf i 1982. Dette systemet fungerer fremdeles og oppfyller sin hensikt. Systemet er blitt jevnlig oppgradert og har kun hatt en alvorlig stans siden 1982. Systemet inneholder blant annet en database over kundene til Staubo.
Leverandørspesifikke programmer
Av spesielle programmer vil jeg nevne at Saga Petroleum har gitt Staubo Elektro-maskin en windowsapplikasjon for å legge inn oversikt over reservedeler. Når data er lagt inn i systemet tas de ut på diskett og sendes til Saga for kontroll. Hensikten med programmet er at Saga Petroleum skal ha full oversikt over alle reservedeler som er knyttet til de produktene Staubo Elektro-maskin har levert.
Betalingshåndtering
Staubo Elektro-maskin benytter K-link mot bank for å håndtere betalingstransaksjoner. De er i ferd med å etablere elektronisk overføring av betalingstransaksjoner for utenlandsbetaling.
Dersom Staubo Elektro-maskin ønsker å være leverandør til medlemmene i EL-grossistkjeden må de levere prisliste over sitt varesortiment på et spesifisert excelformat. Kjeden sender videre denne prislisten ut til alle medlemmene. EL-grossistkjeden ønsker at Staubo Elektro-maskin snart tar i bruk faktura på EDI.
Staubo Elektro-maskin ser for seg en del endringer knyttet til utveksling av informasjon i fremtiden. Disse endringene er blant annet:
Staubo Elektro-maskin kommer til å vurdere elektronisk post og de kommer eventuelt ta i bruk andre typer EDI-meldinger enn det de allerede benytter mot Tollpost-Globe.
Forlagssentralens virksomhetsområde
Forlagssentralens oppgave er å distribuere bøker på vegne av de forlag som velger dem som sin distribusjonskanal. Ca 270 forlag benytter tjenester fra Forlagssentralen, og ved å bruke Forlagssentralen som mellomledd får bokhandlene ett bestillingspunkt i stedet for 270. Dette gjør bokhandlenes bestillingsprosess mye enklere.
Fakta om Forlagssentralen
Forlagssentralen er et ansvarlig selskap med 152 ansatte. Forlagssentralen er eid av Aschehoug og Gyldendal. Markedsandelene på bokdistribusjon i Norge er som følger: Forlagssentralen 52%, Cappelen/Bonnier 15% og Egmont 8%. Resten av bokdistribusjonen går via andre kanaler. I 1991 ble det i Norge solgt 37 millioner bøker. Siden Forlagssentralen er et ansvarlig selskap er ikke de nyere omsetningstallene lett tilgjengelig, men netto omsetning i 1993 var 1.037 mill kr.
Forlagssentralen jobber med ISO 9002 sertifisering, og planlegger sertifikat sommeren 1997.
Forlagssentralen benytter Tollpost-Globe som transportør. Tidligere benyttet de Linjegods, men valgte å bytte til Tollpost-Globe på grunn av bedre kvalitet og fleksibilitet på frakttjenesten. Overgangen til Tollpost-Globe ble foretatt før EDI-systemer var aktuelt. Tollpost-Globe henter varer i container to ganger daglig hos Forlagssentralen. Forlagssentralen overfører EDIFACT meldinger til Tollpost-Globes formidlingssentral. Innenbys transport av varer i Oslo, besørger Forlagssentralen selv. Varer inn til Forlagssentralen blir levert av den transportør avsender av varen velger. Forlagssentralen tilbyr forlagene fortolling via Tollpost-Globe.
For å kunne utveksle EDI-meldinger knyttet til transporttjenester har Forlagssentralen og Tollpost-Globe inngått en driftsavtale og en EDI-avtale.
Først vil jeg se på den informasjonen som kommer inn til Forlagssentralen. Forlagssentralen får en godsliste over bøker som kommer fra bokbinder, og sender en kopi av den til det forlaget som eier bøkene. Fra forlaget som eier bøkene får Forlagssentralen informasjon om hvordan boken skal grupperes i henhold til bibliotekkategorier m.m, og legger denne informasjonen inn i en bokdatabase. De fleste bokhandlene kan søke i bokdatabasen for å få tak i informasjon om bøker på lager, og de kan bruke den som grunnlag for å sende bestilling til Forlagssentralen. Når en bokhandel har bestilt varer hos Forlagssentralen blir bøkene pakket. Informasjon om kolliene bøkene er pakket i vil være en del av transportinstruksjonen som blir sendt til Tollpost-Globe. Forlagssentralen blir fakturert for transporten av Tollpost-Globe, og Forlagssentralen fakturerer den enkelte bokhandel for de bøkene som blir levert. Forlagssentralen fakturerer forlagene for fraktkostnadene for bøker som sendes ut til bokhandlene, og for provisjon av formidlet boksalg. Per i dag utveksler Tollpost-Globe og Forlagssentralen kun transportinstruksjoner på EDI. På sikt vil også EDI-faktura bli tatt i bruk. I noen tilfeller bestiller forlagene selv bøker fra Forlagssentralen, og da blir informasjonsflyten annerledes. Figur 10 viser informasjonsflyten grafisk.
Figur 10
Vareflyt knyttet til Figur 10 vil være som følger: Trykkeri => Bokbinder => Forlagssentralen => Bokhandel, eller Forlagssentralen => Forlag som to siste ledd. Betalingsformidling på bakgrunn av innkomne fakturaer er ikke med i Figur 10, og informasjonsflyt overfor transportør er kun tatt med for varer ut fra Forlagssentralen ikke inn til Forlagssentralen.
Forlagssentralen har flere IT-systemer som til sammen utgjør logistikksystemet. Den delen av IT-løsningen som utveksler EDI-meldinger med Tollpost-Globe er sterkt knyttet til resultatene fra logistikksystemet. Utveksling av meldingene startes ved å gi EDI-systemet kommandoer for at overføring av transportinstruksjoner skal iverksettes. Når dette er gjort blir data konvertert til EDIFACT og utvekslet, og en får deretter en tilbakemelding på hvordan overføringen gikk.
Forlagssentralen har utviklet en butikkdata-løsning med EDI, som er installert i 300 av totalt ca. 500 butikker. Løsningen kan integreres med butikkenes kassasystemer og lagersystemer. Kommunikasjonsform mellom butikk og Forlagssentralen er modem.
Forlagssentralen tilbyr forlagene IT- og logistikktjenester som; hold av varelager, fakturering, regnskapsføring, salgsstatistikker m.m. Denne type tjenester er også kalt varehotell. Ca. 270 forlag benytter tjenester fra Forlagssentralen, og de fleste av dem benytter modem og flatfilformater som kommunikasjonsform. Bokklubbene har egen distribusjon av bøker, men Forlagssentralen leverer IT tjenester til bokklubbene.
I tillegg til å kunne bestille varer ved hjelp av EDI kan bokhandlene som er koblet opp mot Forlagssentralen benytte seg av bokdatabasen. Bokdatabasen drives av Forlagssentralen og inneholder informasjon om alle de titlene Forlagssentralen har på lager. Bokdatabasen har 30 000 oppslag på en vanlig virkedag.
Forlagssentralen flyttet inn i nytt bygg på Furuset i 1988. I dette nye bygget var det tilrettelagt for å kunne automatisere lager og store deler av logistikksystemet. Forlagssentralen har i forbindelse med nytt logistikksystem ikke foretatt oppsigelser. De største endringene i arbeidsoppgaver kom i forbindelse med flytting til nytt bygg. Mange arbeidsoppgaver som tidligere var knyttet til varehåndtering og frakt ble automatisert. Dette førte bl.a. til at personell fra IT-avdelingen ble flyttet til distribusjonsavdelingen for å hjelpe til med kompetanseoverføring og igangkjøring av nytt data- og logistikksystem. Logistikksystemet består av flere komponenter og EDI er en av disse komponentene. Strekkodemerking av gods, automatiske vekter og strekkodelesere er andre komponenter som gjør at et sammensatt IT-system kan utføre helheten av logisitikksystemet.
Lageret er fullautomatisert, organisert ved 18362 paller. Det inneholder 25 000 forskjellige titler. I tillegg til hovedlageret har de et eget plukklager. Lagerbeholdningen har en verdi på ca. 1.2 milliarder kroner. Logistikkostnadene er beregnet til 8%.
En detalj i logistikksystemet er at den fysiske vekten på alle titler ligger inne i datasystemet. Dette gir mulighet for å foreta vekt kontrollering av de kolli som sendes. Hvilke bøker og antallet bøker som er i et kolli er kjent, og da kan kolliets vekt beregnes. Hvis denne beregningen kommer ut med en vekt som avviker vesentlig fra kolliets faktiske vekt, er det feil. Emballasje o.a. gjør at en må akseptere litt avvik i vektene.
Å ta i bruk EDI var en del av en naturlig utvikling for å ta ut effektiviseringsgevinster. Det tok imidlertid lang tid fra EDI ble tatt i bruk, til de sluttet med parallelle rutiner. Test av EDI-utvekslinger mot Tollpost-Globe startet i 1990, produksjon startet i 1991. Først i mai 1994 ble parallellkjøring av papir og EDI fjernet, og fra da av har de kun benyttet EDI-utvekslinger. Forlagssentralen sender 1500-2000 kolli pr. dag med Tollpost-Globe. På årsbasis utgjør dette 4500 tonn varer, det vil si at det distribueres 19,5 tonn varer i snitt per virkedag. Mot Tollpost-Globe utveksler Forlagssentralen 5 - 15 meldinger hver dag. Disse inneholder informasjon om alle de varene som skal ut til bokhandlene.
Forlagssentralen mener antall reklamasjoner på frakt kan brukes som en av flere kvalitetsmetrikker. I 1994 hadde Forlagssentralen 34 reklamasjoner knyttet til frakt, i 1995 utgjorde reklamasjoner i størrelsesorden fire tusen kroner. Forlagssentralen har 76000 sendinger per år, med gjennomsnittlig 2.3 kolli per sending. De er derfor godt fornøyd med det lave antall reklamasjoner sett i forhold til det totale antall forsendelser.
Forventningene til EDI-løsninger mot bokhandlene og forlag var bl.a. tettere kundebinding. I tillegg ønsket en å komme konkurrentene i forkjøpet. Det ser ut til å ha hatt den ønskede virkning, for idag utveksler Forlagssentralen EDI-meldinger med 300 bokhandlere og ca. 270 forlag. Løsningene skulle være kostnadseffektive, gi mulighet for et stort spekter av tjenester og gjør det mulig å tilby de samme tjenester til store og små kunder. De skulle også ivareta at Forlagssentralen skal være en nøytral part. Bokhandlene bestiller per 1995 ca. 2 200 000 ordrer per år, 45% av ordrene har kun en ordrelinje. Disse ordrene fordeler seg som følger på forskjellige mottaksmåter: 53% EDI, 28% telefax, 19% telefon. De 200 mest solgte titlene utgjør 56% av totalt antall distribuerte titler. Forlagssentralen sender 700 fakturaer per dag, bestående av til sammen 10-12 tusen fakturalinjer.
Forlagssentralen ønsker tilgang til et transportstatussystem. Dette har Tollpost-Globe lovet en stund, men det er ikke realisert ennå. Tollpost-Globes oppdeling av logistikk-kjeden i et sett av kontrollpunkter gjør det mulig å til enhver tid vite hvor et gitt kolli befinner seg, og det er bl.a. denne informasjonen Forlagssentralen ønsker tilgang til. Forlagssentralen skal innen kort tid ta i bruk EDI-faktura mot Tollpost-Globe.
Morgendagens transporttilbud vil sannsynligvis være priset etter destinasjon i større grad enn i dag. Det vil si at en forsendelse fra Forlagssentralen til for eksempel en bokhandel i Alta vil blir dyrere enn en forsendelse til en bokhandel i Drammen. Dette vil medføre at reguleringer som lik pris for en og samme bok over hele landet vil være vanskelig å opprettholde.
Som bakgrunn for å ha fokus mot små og mellomstore bedrifter har jeg innhentet tallmateriale fra Statistisk sentralbyrå.
En oversikt over hvordan størrelsen på norske bedrifter fordeler seg ut fra antall ansatte gir en pekepinn om hvor viktig det er å tilpasse morgendagens EDI slik at også små og mellomstore bedrifter lett kan bli med som aktører. Innen standardiseringsarbeid som utviklingen av EDIFACT og Åpen-edi referansemodellen, er det blant deltakerne en klar overvekt av store bedrifter og nasjonale og internasjonale bransje- og standardiseringsorganisasjoner. Svært få små aktører har tid og råd til å drive aktivt med standardiseringsarbeid. Småbedriftene har vanligvis ikke samme transaksjonsvolum som de store aktørene, og derfor heller ikke samme gevinstpotensiale ved å ta i bruk EDI. For å kunne oppnå kritisk masse av EDI-aktører er det viktig at en tilrettelegger for de små og mellomstore bedriftene. Kritisk masse i forbindelse med elektronisk marked angir hvor mange EDI-aktører som må være aktive før det er hensiktsmessig å delta i markedet.
Statistisk sentralbyrå har gitt følgende opplysninger om antall bedrifter fordelt etter antall ansatte.
|
Antall Ansatte |
Antall bedrifter |
|
0 - 1 |
80670 |
|
2 - 4 |
47088 |
|
5 - 19 |
25645 |
|
20 - 99 |
5862 |
|
100 - over |
964 |
Det er noen mangler ved tallmaterialet. Bl.a. er det 63 431 bedrifter som ikke har oppgitt hvor mange ansatte de har. Disse bedriftene utgjør en så stor del av tallmaterialet at en kun kan anta en trend i tallene, ikke trekke noen konklusjon. Ut fra andre kilder vil jeg anta at det ikke er snakk om at alle disse 63 431 bedriftene har over hundre ansatte. Primærnæringer er ikke tatt med i tallmaterialet. Til sammen omsetter bedriftene for totalt for 1 198 772 millioner kroner.
Figur 11.
Figur 11 viser prosentvis fordeling av norske bedrifter fordelt etter antall ansatte.
Mange små og mellomstore bedrifter blir pålagt å tilpasse seg store bedrifters EDI-løsning. Dette resulterer i at små og mellomstore bedriften i praksis blir tvunget til å velge en eller få større bedrifter å knytte seg til. Forskjellige store bedrifters IT-løsninger og rutiner vil skape behov for forskjellige interne arbeidsrutiner og prosesser hos små og mellomstore bedrifter. De store bedriftenes IT-løsninger benytter ofte ulik infrastruktur, dette tvinger små og mellomstore bedrifter som skal kommunisere med flere store bedrifter til å operere med en unødig kompleks infrastruktur [Hørlück93].
Små og mellomstore bedrifter har mindre kompetanse og mindre resurser til å investere og drive utvikling og tilpassing av interorganisatoriske systemer, enn store bedrifter [Charalambos]. Dette må det tas spesielt hensyn til når nye løsninger og standarder skal utvikles.
Intervjuer av personer i forskjellige stillinger i de virksomhetene jeg har undersøkt ble foretatt. Det har også blitt noen oppfølgings spørsmål over telefon og epost. Videre har jeg fått tilgang til en del skriftlig materiale som årsmeldinger, informasjonsskriv, brosjyrer m.m.
Jeg har sett etter hvordan EDI har blitt brukt, endringer i informasjonsflyt, endringer i logistikksystemer, endringer i arbeidsform og innhold, hvem som har deltatt i innføringsprosessen og hvordan ledelsen har vært involvert. Sammenhengen mellom EDI-løsningene, interne datasystemer og eventuelle logistikksystemer har jeg også sett etter. Videre har virksomhetenes motiver for å innføre EDI, og om forventede resultater er blitt nådd vært av interesse.
En rekke funn i likheter og ulikheter mellom de tre virksomhetene er gjort, og jeg vil kort oppsummer følgende punkter:
Tollpost-Globe
Staubo Elektro-maskin
Forlagssentralen
Det er store forskjeller i hvordan virksomhetene har integrert EDI i sine interne systemer. Tollpost-Globe og Forlagssentralen har stor grad av integrasjon, mens Staubo Elektro-maskin ikke har integrert EDI-løsningen med sine andre interne systemer.
Det er forskjell i hvor lenge de tre virksomhetene har brukt EDI. Tollpost-Globe og Forlagssentralen har brukt EDI aktivt i flere år, mens Staubo Elektro-maskin har nettopp begynt.
Et vesentlig bidrag til å åpne Tollpost-Globes EDI-løsning kommer fra Aventura-Systems. De leverer en EDI-løsning som er kompatibelt med Linjegods og Tollpost-Globes EDI-løsninger.
Målet med dette kapittelet var følgende: